Les documents au format papier sont des originaux que l’on conserve longtemps sous forme tangible, tandis que les fichiers numérisés sont des copies de ces documents, que l’on produit pour gagner un peu de place. Les particuliers, mais aussi les entreprises, doivent s’équiper de matériel de numérisation, dans le but de profiter de ses nombreux avantages. Un scanner ou une imprimante multifonction peuvent numériser l’intégralité de vos documents au format papier. Comment réussir une numérisation ? Quels sont les points positifs de cette pratique ? Faisons le point.

En quoi consiste la numérisation d’un document ?

Dans le cas de la numérisation, les images des documents sont lues par un scanner de documents et enregistrées sous forme de fichiers d’images, au format PDF par exemple.

La conversion en fichiers d’image se fait à l’aide d’un scanner optique. Dans ce type de numérisation, de la lumière est projetée sur le document original et des capteurs fournissent des informations sur la quantité de lumière réfléchie en différents points de la surface. Les informations obtenues par ces capteurs sont utilisées pour construire un fichier image (carte de pixels) qui se rapproche de l’apparence du document original lorsqu’il a été scanné.

Ce processus doit se dérouler dans l’obscurité, car toute autre source de lumière présente à proximité du scanner crée des « ombres » dans son champ de vision, ce qui interfère avec sa capacité à récupérer les informations requises.

Quels appareils choisir pour numériser un document ?

Il existe plusieurs appareils qui permettent de numériser un document. Le plus courant est le scanner. Un autre appareil capable de numériser des documents est l’imprimante multifonction. Certaines imprimantes multifonctions permettent aux utilisateurs d’imprimer, de copier et de numériser à partir d’un seul appareil, ce qui les rend très pratiques. Ce type d’imprimante est vivement recommandée aux entreprises. En effet, elle leur offre de nombreuses fonctionnalités, tout en gagnant de la place.

Comment numériser un document ?

Il est possible de scanner un document avec une imprimante spécifique, ou un scanner dédié. Pour cela, vous devez tout d’abord connecter votre appareil à votre ordinateur. Plusieurs options s’offrent à vous :

• Connectez votre imprimante / votre scanner à votre ordinateur via USB.
• Connectez votre imprimante / votre scanner à votre ordinateur via Bluetooth.
• Connectez votre imprimante / votre scanner au Wifi. C’est la solution que nous recommandons aux entreprises, qui souhaitent mettre à disposition de leurs équipes une imprimante ou un scanner à partager entre les collaborateurs.

Une fois que votre appareil est connecté et sous tension, ouvrez le couvercle du scanner et insérez le document que vous souhaitez numériser au format PDF face vers le bas.

Ensuite, ouvrez le logiciel associé à votre appareil. La plupart des imprimantes sont équipées de programmes d’impression ou de copie intégrés ; si vous utilisez un scanner, cette fonction se trouve dans le programme de numérisation. Une fois ouvert, sélectionnez « Scan » ou une option similaire. Une nouvelle fenêtre devrait apparaître, diverses options de numérisation, d’impression ou de stockage. Commencez par nommer votre document. À partir de là, vous pouvez sélectionner l’endroit où enregistrer votre document, la manière dont il doit être numérisé (par exemple, en couleur ou en noir et blanc, au format PDF, etc.), ainsi que diverses autres options. Lorsque vous êtes satisfait de vos choix, appuyez sur le bouton « Numériser » pour créer le scan.

Votre logiciel de numérisation vous demandera le nombre de pages que vous souhaitez numériser avec votre appareil. Le scanner, ou votre imprimante multifonction va maintenant capturer le texte ou les images de votre document à travers son objectif, grâce au passage d’une lampe spécifique.

Après quelques secondes, le scanner ou l’imprimante multifonction retourne automatiquement à sa position initiale, en haut de l’appareil. Le document que vous venez de numériser en PDF (le scan) est maintenant enregistré dans votre ordinateur.

Pourquoi numériser un document ?

La numérisation grâce à un scanner professionnel offre de nombreux avantages pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises. Dans un premier temps, la numérisation de documents permet de réduire l’espace de stockage et d’archivage. Lorsque les données électroniques sont archivées, l’espace de stockage peut être réduit d’environ 90 %. En effet, les supports électroniques ont une taille physique beaucoup plus petite que les documents papier. Cette caractéristique de la numérisation de documents en fait une option intéressante pour les entreprises.

Un autre avantage est la possibilité de transmettre plus facilement les documents numérisés par e-mail. Les destinataires peuvent y accéder en utilisant un simple navigateur, ou même les applications dédiées des appareils mobiles, comme les tablettes et les smartphones.

Grâce à la numérisation, le traitement des documents est bien plus rapide. Chaque dossier peut être numérisé à l’avance et organisé, pour accélérer le traitement. L’édition simultanée de plusieurs documents permet de gagner du temps, qui pourrait être utilisé pour d’autres activités. Au final, à la numérisation, le travail sera effectué de manière beaucoup plus efficace et rapide qu’auparavant.

Quels documents numériser ?

Les scanners traditionnels sont capables de produire un scan de n’importe quel fichier au format PDF ou JPG : un devis, une facture, une pièce d’identité, un contrat de travail, etc.

Dans l’univers de l’entreprise, le scanner ou l’imprimante multifonction sont des équipements indispensables. De ce fait, il est essentiel de bien choisir votre matériel. La première étape consiste à définir les besoins de votre entreprise. En général, lors de l’achat d’un nouveau scanner, les points suivants sont les plus importants :

• Le nombre total de pages à numériser par jour,
• Le nombre et taille des originaux à copier, en couleur ou en noir et blanc,
• La présence d’un chargeur de documents,
• La vitesse de numérisation,
• La durabilité de l’appareil,
• La résolution maximale.

Les scanners de plus grande taille sont capables de numériser des documents plus grands, tels que A3 à A0, en fonction de leur largeur. Les documents plus grands que A0 sont numérisés en les pliant et en les assemblant. Les professionnels tels que les architectes, les industriels ont besoin de numériser des plans de grande taille et les utilisent le plus souvent. Lorsque vous n’avez besoin que de numériser des documents au format A4 ou lettre, les scanners compacts constituent la meilleure option.