Comment scanner
un document en ligne ?
Dans le monde de l’entreprise, la numérisation de document est devenue indispensable. En effet, cette pratique représente de nombreux avantages. Par exemple, la numérisation de documents facilite le stockage des fichiers importants. En effet, les documents physiques prennent de la place sur les étagères, alors que les documents numériques sont enregistrés sur des ordinateurs et des serveurs. En outre, la numérisation de documents via une imprimante scanner permet de réduire les pertes de temps, en organisant simplement les fichiers numériques au lieu de demander aux employés de chercher un seul fichier papier dans plusieurs classeurs. Un autre avantage de la numérisation de documents est qu’elle offre une sécurité accrue, car la plupart des entreprises utilisent des comptes protégés par mot de passe pour sécuriser leurs données.
Dans cet article, nous allons voir comment numériser un scan, à partir d’un fichier papier. Nous vous proposons également de découvrir la solution ScannerVision de Triumph Adler.
L’imprimante multifonction, indispensable pour numériser les documents en entreprise
Les imprimantes multifonctions comportent presque toujours un scanner. Ce dispositif permet de numériser les documents papier existants et de les enregistrer sous forme électronique, au format PDF (ou au format JPG). L’imprimante laser multifonction avec scanner est un équipement indispensable en entreprise, quelle que soit la taille de la structure. Il s’agit d’une imprimante polyvalente, qui peut imprimer, copier ou numériser un document. En outre, l’imprimante doit disposer d’au moins un port USB par lequel elle peut se connecter à un autre PC ou ordinateur portable équipé d’un programme approprié (logiciel de numérisation). L’imprimante scanner peut également se connecter à votre parc informatique via Wifi.
La manipulation d’une imprimante avec scanner est plutôt simple à maîtriser. Même si chacun des équipements disponibles sur le marché possède ses propres fonctionnalités, ainsi qu’un processus d’utilisation spécifique, vous allez découvrir la solution générique pour scanner un document avec votre matériel.
Comment scanner un document avec une imprimante ?
Pour scanner tout type de document grâce au scanner professionnel de votre imprimante, vous avez besoin de plusieurs équipements :
- Une imprimante avec une capacité de numérisation. Chez Triumph Adler, nous proposons des imprimantes multifonctions équipées d’un scanner, capable de numériser tous types de documents.
- Un document original au format papier.
- Du papier pour votre imprimante scanner.
- En option : un logiciel de conversion des documents numérisés en fichiers PDF, des outils de reconnaissance optique de caractères ou des outils d’édition graphique.
Les étapes à suivre sont génériques, mais les instructions spécifiques peuvent varier en fonction du système d’exploitation et/ou du modèle d’imprimante avec scanner utilisé. Veuillez vous référer au manuel de votre appareil, pour de plus amples informations. Assurez-vous que votre ordinateur peut se connecter à l’imprimante avec scanner, avant de poursuivre la lecture de ce guide.
Tout d’abord, placez le document original dans le scanner de l’imprimante multifonction de votre bureau entreprise, face imprimée contre la surface en verre. Assurez-vous qu’il est complètement à plat contre le plateau du scanner et que les quatre bords sont alignés avec les guides de bord du plateau.
À l’aide du panneau de configuration de votre logiciel qui va apparaître sur l’écran de votre PC, identifiez le type d’imprimante dont vous disposez, en particulier s’il s’agit d’un périphérique multifonction qui gère les fonctions de numérisation et d’impression de documents. Sélectionnez les divers paramètres de numérisation qui vous conviennent.
Ensuite, connectez votre imprimante à votre ordinateur. Cela peut se faire via USB ou Wifi, selon le produit dont vous êtes équipé. Il ne reste plus qu’à lancer la numérisation du document avec le scanner de votre imprimante, via votre ordinateur ou directement depuis la machine, grâce au bouton dédié. Dans la plupart des cas, cela lancera un assistant sur votre ordinateur, qui vous guidera à travers toutes les étapes nécessaires pour réussir la numérisation.
Que vous possédiez un ordinateur Windows, iOS ou Linux, la procédure pour numériser un document afin d’en obtenir un scan est la même. Sachez qu’à l’aide d’une application dédiée, il est même possible d’utiliser une imprimante avec scanner directement sur votre smartphone !
Comment voir le document numérisé sur l’ordinateur ?
Vous venez de scanner un document avec une imprimante multifonction, et vous souhaitez le retrouver rapidement sur votre ordinateur. Le document a été automatiquement enregistré au format PDF sur votre ordinateur, vous pouvez donc le trouver directement sur le logiciel de votre machine. Généralement, à la suite d’une numérisation, le document est enregistré directement au format PDF. Le fichier (aussi appelé scan) peut alors être enregistré directement dans votre ordinateur et/ou dans votre imprimante professionnelle avec scanner. Vous pouvez alors le stocker dans un dossier, mais aussi le transmettre par e-mail par exemple.
Avec Triumph Adler, profitez d’une solution de numérisation intelligente en ligne
Dans le cadre d’une solution de capture intelligente, ScannerVision garantit que les informations de l’entreprise sont disponibles rapidement et de manière fiable pour tous les membres de l’entreprise.
Nos scanners ne se contentent pas d’envoyer des documents numérisés vers le PC. Au lieu de cela, ScannerVision offre une gamme d’outils intelligents de numérisation vers l’application qui permettent non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de garantir une meilleure qualité des données. Grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), le texte peut être automatiquement converti en formats de contenu éditable. Cela accélère les processus manuels tels que la saisie de données, l’archivage de documents ou les flux de travail de back-office tout en améliorant la précision.
La solution ScannerVision offre de très nombreux avantages, notamment la simplification du processus de numérisation du fichier. En outre, ScannerVision permet la réduction des risques et améliore le traitement de chaque scan, ainsi que sa distribution. Ce service propose aussi un gain de temps considérable. En outre, ScannerVision permet une réduction des coûts non négligeable. Précisons également que nous sommes capables de vous accompagner, dans le cadre d’un achat imprimante. En effet, Triumph Adler propose un catalogue, comprenant des équipements professionnels divers et variés. Nous sommes certains que vous trouverez l’imprimante professionnelle multifonction qui correspond à vos besoins.
